240620 - Huishoudelijk Reglement
VERENIGING VETERANEN ZEVENAAR HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 1. (Algemeen).
A. De Vereniging draagt de naam Vereniging Veteranen Zevenaar.
B. De Vereniging is opgericht op 03 mei 2024 te Zevenaar (Notariële akte - Zaaknummer 50506 – (OPRICHTING EN) STATUTEN VERENIGING) .
C. De Vereniging is op 06 mei 2024 ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 93801440.
D. De Vereniging behartigt de belangen van de aangesloten leden in de ruimste zin van het woord.
Artikel 2. (Doelstelling).
A. Het Huishoudelijk Reglement (HR) bevat (nadere) uitvoeringsbepalingen van de Statuten van de Vereniging. Derhalve is het HR complementair aan deze Statuten.
B. In dit HR wordt verstaan onder veteranen: Zij die voldoen aan het gestelde in artikel 1.c. van de Veteranenwet, te weten: de militair, de gewezen militair, of de gewezen dienstplichtige, van de Nederlandse krijgsmacht, dan wel van het Koninklijk Nederlandsch Indisch Leger, alsmede degene die behoorde tot het vaarplichtig koopvaardijpersoneel en politiefunctionarissen, met de Nederlandse nationaliteit, die het Koninkrijk der Nederlanden heeft gediend onder oorlogsomstandigheden dan wel heeft deelgenomen aan een missie ter handhaving of bevordering van de internationale rechtsorde voor zover deze missie bij regeling van Onze Minister is aangewezen;
C. De Vereniging realiseert haar doelstellingen door:
1. Veteranen te stimuleren zich te verenigen in deze vereniging;
2. Ontmoetingen te (doen) organiseren voor (potentiële) leden;
3. Deel te nemen aan externe activiteiten waarbij erkenning en waardering en zorg voor veteranen tot uitdrukking komen;
4. Door de Vereniging wordt een beleidsplan opgesteld dat als leidraad dient voor de realisatie van de doelstellingen. Het beleidsplan wordt jaarlijks bijgesteld op grond van aanvullende behoeftes en prioriteiten.
5. De Vereniging verricht tevens alle verdere handelingen die met het verwezenlijken van de doelen verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
6. De Vereniging streeft naar het lidmaatschap van de "vereniging veteranen platform (VP; de grootste militaire belangenorganisatie van het land)" als koepelorganisatie. Dit Veteranen Platform is een belangrijk aanspreekpunt voor veteranenzaken voor overheid en politiek. Daarnaast ondersteunen zij de aangesloten organisaties bij het vinden en binden van veteranen en hebben een goed functionerend landelijk dekkend Nuldelijns Ondersteunings Systeem.
Artikel 3. (Leden en hun verplichtingen).
A. Het lidmaatschap van de Vereniging kan worden verleend aan:
1. Veteranen en
2. Directe familieleden of nabestaanden van de in lid A.1. genoemde veteranen. Hieronder worden verstaan echtgenoten/echtgenotes, geregistreerde partners of levensgezellen, zulks ter beoordeling van het bestuur. Nabestaanden mogen de Algemene Ledenvergadering bezoeken. Zij hebben alleen stemrecht indien zij als lid zijn toegelaten.
B. Het lidmaatschap is persoonlijk en kan niet worden overgedragen of door erfopvolging worden verkregen.
C. De Vereniging kent:
1. Gewone leden; Het Bestuur beslist omtrent de toelating van nieuwe leden.
2. Buitengewone leden; Het bestuur is gerechtigd ook in bijzondere gevallen mensen die geen veteraan zijn toe te laten als lid of als buitengewoon lid. Een buitengewoon lid heeft geen stemrecht.
3. Ereleden:
a. Op voordracht van het Bestuur of op schriftelijke voordracht bij het Bestuur van ten minste vijf leden en/of ereleden, worden Ereleden door de Algemene Vergadering benoemd met ten minste twee/ derde van de uitgebrachte stemmen.
b. Alleen de natuurlijk persoon die zich in hoge mate verdienstelijk heeft gemaakt voor de Vereniging of de doelstelling van de Vereniging mag worden voorgedragen als erelid.
c. De natuurlijk persoon die wordt voorgedragen voor het erelidmaatschap behoeft geen lid te zijn van de Vereniging.
d. Ereleden, die tevens lid van de Vereniging zijn, hebben dezelfde rechten en plichten als gewone leden met dien verstande dat zij zijn vrijgesteld van het betalen van contributie;
e. Ereleden worden geregistreerd in de lijst "Ereleden" onder vermelding van de reden van toekennen van het erelidmaatschap.
4. Begunstigers.
a. Het Bestuur beslist omtrent de toelating van begunstigers.
b. Begunstigers zijn zij die zich bereid hebben verklaard de Vereniging financieel te steunen, waarbij de bijdrage minimaal de hoogte van de vastgestelde contributie is; zij dienen door het bestuur als begunstiger te zijn toegelaten.
c. Begunstigers hebben geen stemrecht maar zij hebben echter wel het recht om de Algemene Ledenvergadering bij te wonen en in voorkomend geval het woord te voeren.
d. De rechten en plichten van een begunstiger kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd.
e. De opzegging namens de Vereniging geschiedt door het Bestuur.
D. De aanmelding voor het lidmaatschap zoals vermeld in de Statuten geschiedt onder vermelding van de gevraagde gegevens via de social media van de Vereniging of door middel van een volledig ingevuld inschrijfformulier gericht aan het secretariaat van de vereniging.
E. Ieder lid krijgt een door de ledenadministratie toegewezen lidnummer.
1. Het bestuur zal een ledenlijst aanhouden. Hierin worden onder andere de namen, adressen en geboortedata alsmede (indien mogelijk) een telefoonnummer en persoonlijk e-mailadres en het nummer van de veteranenpas van de leden opgenomen, op een door het bestuur aan te geven wijze. In de ledenlijst worden alleen die gegevens bijgehouden die voor het realiseren van het doel van de vereniging noodzakelijk zijn. Een en ander zal geschieden met inachtneming van de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij gegevens uit open bronnen vrijelijk kunnen worden gebruikt en overige persoonsgegevens alleen na expliciet verkregen toestemming van het betreffende lid.
2. De leden worden geacht kennis te nemen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging en de hierin opgenomen bepalingen na te leven, alsmede alle overige besluiten en bepalingen de Vereniging betreffende welke op wettige wijze tot stand zijn gekomen.
3. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts schriftelijk geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste vier weken. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van de eerstvolgende maand.
F. Einde lidmaatschap.
1. Het lidmaatschap eindigt:
i. door overlijden van het lid;
ii. door opzegging door het lid;
iii. door opzegging namens de Vereniging;
iv. door ontzetting.
2. Het opzeggen van het lidmaatschap door het lid kan geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand. Zij geschiedt door een schriftelijke of elektronische kennisgeving aan de Secretaris. De Secretaris is verplicht de ontvangst van de kennisgeving aan het lid te bevestigen.
3. Onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap door opzegging is voor het lid voorts mogelijk:
i. Binnen een maand nadat een besluit waarbij de rechten van de leden zijn beperkt of hun verplichtingen zijn verzwaard, aan het lid is bekend geworden of is medegedeeld. Het besluit is alsdan niet op dat lid van toepassing. Een lid is evenwel niet bevoegd door opzegging een besluit waarbij de verplichtingen van geldelijke aard van de leden zijn verzwaard te zijnen opzichte uit te sluiten;
ii. Binnen een maand nadat een besluit tot omzetting van de Vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie aan hem is medegedeeld.
iii. Opzegging van het lidmaatschap kan plaatsvinden wegens het niet nakomen van de geldelijke verplichtingen door het lid of wanneer het lid heeft opgehouden te voldoen aan de vereisten zoals gesteld in de Statuten. Opzegging kan door het Bestuur worden gedaan tegen het einde van het lopende Verenigingsjaar, met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste vier weken. Voorafgaand aan de opzegging is een lid bij herhaling schriftelijk aangemaand om voor één december aan zijn verplichtingen te voldoen. Deze opzegging kan onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap tot gevolg hebben, wanneer redelijkerwijs van de Vereniging niet kan worden verlangd het lidmaatschap te laten voortduren. De opzegging geschiedt steeds schriftelijk met opgave van redenen.
4. Ontzetting uit het lidmaatschap kan alleen worden uitgesproken, wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de Vereniging handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Ontzetting geschiedt door het Bestuur, dat het lid zo spoedig mogelijk in kennis stelt met opgave van redenen. Het betrokken lid is bevoegd binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. Het besluit van de Algemene Ledenvergadering tot ontzetting kan slechts worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen.
5. Tenzij het Bestuur anders beslist, blijft toch de contributie voor dat jaar. volledig verschuldigd, wanneer het lidmaatschap in de loop van het jaar eindigt. Dit staat los van de reden of oorzaak die hier aan ten grondslag ligt.
Artikel 4. (Algemene Ledenvergadering).
A. De Algemene Ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan van de Vereniging. De besluiten van de ALV zijn bindend. Jaarlijks wordt de Algemene Ledenvergadering gehouden vóór 1 juli van het lopende Verenigingsjaar.
B. Alle leden hebben toegang tot de Algemene Ledenvergadering en hebben stemrecht. Een lid kan zijn stem door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander lid laten uitbrengen. Dit lid mag naast zijn eigen stem maximaal twee machtigingen uitbrengen.
C. Alle besluiten worden genomen met gewone meerderheid.
D. Het Bestuur heeft de goedkeuring nodig van de Algemene Ledenvergadering voor besluiten met een financieel belang van TWEEDUIZENDVIJFHONDERD EURO (€ 2.500,-) of meer.
E. De convocatie voor de ALV bevat een agenda en dient minstens 14 dagen vóór de vergadering verzonden en gepubliceerd te zijn op de social media van de vereniging.
F. De (ere) leden zijn gerechtigd uiterlijk zes dagen vóór de ALV nieuwe punten voor de vergadering in te brengen door opgave aan de secretaris. Deze stelt de overige leden onverwijld hiervan in kennis. Over punten die niet ten minste zes dagen vóór de ALV ter kennis van de leden zijn gebracht, kan in die vergadering geen besluit worden genomen.
G. De voorzitter leidt de ALV, terwijl de Secretaris zorg draagt voor de notulen.
H. In de ALV komen tenminste aan de orde:
1. de ingekomen stukken;
2. het vaststellen van de notulen van de vorige ALV;
3. het jaarverslag;
4. het financieel jaarverslag en de begroting voor het volgende Verenigingsjaar;
5. het verslag van de Kascontrolecommissie;
6. de (her)verkiezing van Bestuursleden en leden van de Kascontrolecommissie.
Artikel 5. (Bestuursfuncties).
A. Om als lid van het Bestuur te kunnen worden gekozen, moet men zich daartoe bereid verklaren en lid van Vereniging zijn. Voor het vervullen van een bestuursfunctie wordt geen vergoeding genoten. In redelijkheid gemaakte bestuurskosten worden vergoed.
B. Voor alle bestuursfuncties maakt het Bestuur een voorstel met naam en toenaam en legt dit ter besluitvorming voor aan de Algemene Ledenvergadering.
C. Een bestuursfunctie wordt toegewezen voor een periode van drie jaren. In voorkomend geval is het toegestaan om zich opnieuw verkiesbaar te stellen voor een hernieuwde periode.
D. Uiterlijk zes dagen vóór de Algemene Ledenvergadering, waarin over deze vacatures zal worden beslist, kunnen door de (ere)leden, niet zijnde lid van het Bestuur, andere kandidaten worden voorgedragen.
Artikel 6. (Het Bestuur).
A. Het bestuur is belast met het besturen van de Vereniging.
B. Het Bestuur van de Vereniging bestaat uit een oneven aantal van ten minste drie en ten hoogste vijf natuurlijke personen (leden) die worden benoemd door de Algemene Ledenvergadering uit de leden.
C. Binnen het bestuur wordt onderscheid gemaakt tussen het Algemeen Bestuur (AB, bestaande uit alle bestuursleden) en het Dagelijks Bestuur (DB, bestaande uit de voorzitter, [vicevoorzitter], secretaris en penningmeester;
D. De bestuursfuncties worden door het Bestuur in onderling overleg toegewezen.
E. Een bestuurslid mag niet meer dan één functie bekleden.
F. Elk bestuurslid, ook wanneer hij/zij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan onverwijld door de Algemene Ledenvergadering worden geschorst of ontslagen.
G. Elk bestuurslid treedt drie jaar na zijn benoeming af. Het aftredende bestuurslid mag zich herkiesbaar stellen.
H. Een bestuurslid mag maximaal drie termijnen van elk drie jaren deel uitmaken van het Bestuur.
I. Het Bestuur stelt een rooster van aftreden op, waarbij rekening wordt gehouden dat Voorzitter, Secretaris en Penningmeester zo min mogelijk tegelijkertijd aftreden.
J. Een lid van het Bestuur dat ter voorziening van een tussentijdse vacature wordt benoemd, treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats hij/zij is benoemd, had moeten aftreden.
K. In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Bij één of meer vacatures in het bestuur, blijft het bestuur niettemin bevoegd.
L. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts door het einde van het lidmaatschap van de Vereniging of door het bedanken van het Bestuurslid.
M. Bij ontstentenis gedurende langere tijd van een lid van het Dagelijks Bestuur wordt door de Voorzitter een bestuurslid aangewezen die waarneemt.
N. Het Bestuur bereidt de agenda van de Algemene Ledenvergadering voor.
O. Het Bestuur legt verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 7. (Dagelijks Bestuur).
A. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit de Voorzitter, de Secretaris en de Penningmeester. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt tevens toe aan twee gezamenlijk handelende leden van het Dagelijks Bestuur.
B. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd handelend op te treden in gevallen waarin het voltallig Bestuur niet tijdig bijeen geroepen kan worden.
C. Het Bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of het bezwaren van registergoederen.
Artikel 8. (De Voorzitter).
A. De Voorzitter maakt deel uit van het Dagelijks Bestuur.
B. De Voorzitter heeft de leiding van de Bestuurs- en Algemene Ledenvergaderingen, alsmede van die van het Dagelijks Bestuur. Zo vaak hij dit nodig acht belegt hij deze vergaderingen.
Artikel 9. (De Secretaris).
A. De Secretaris maakt deel uit van het Dagelijks Bestuur.
B. Hij voert alle correspondentie en houdt afschrift van alle uitgaande stukken.
C. De Secretaris is gehouden alle in- en uitgaande stukken op de eerstvolgende Bestuursvergadering ter kennis te brengen. Hij beheert het archief en houdt registratie van leden, ereleden en begunstigers.
D. Een besluit van schorsing door het Bestuur of een royement door de Algemene Ledenvergadering brengt hij schriftelijk en aangetekend ter kennis van de betreffende leden.
E. De Secretaris maakt een jaarverslag (vorm vrij) en presenteert dit tijdens de Algemene Ledenvergadering.
F. Hij houdt de ledenadministratie bij.
G. Hij houdt de notulen bij van alle vergaderingen.
Artikel 10. (De Penningmeester).
A. De Penningmeester maakt deel uit van het Dagelijks Bestuur.
B. Hij draagt zorg voor het bijhouden van alle voor de Vereniging bestemde gelden in een overzichtelijk boekhouding. De geldmiddelen van de Vereniging bestaan uit:
1. Contributies van leden;
2. Donaties;
3. Nalatenschappen, legaten en schenkingen, erfstellingen. Deze mogen slechts onder het voorrecht van boedelbeschrijving worden aanvaard;
4. Subsidies;
5. Overige baten.
C. De Penningmeester verwerft fondsen via aanvragen aan Defensie en instanties zoals het V-Fonds, int alle voor de Vereniging bestemde gelden en brengt deze onder op een bankrekeningnummer ten name van de Vereniging.
D. Alle uitgaven, door hem gedaan, moeten zijn gewettigd door de lopende verplichtingen van de Vereniging of besluiten van het Bestuur dan wel de Algemene Ledenvergadering. Alle betalingen geschieden tegen afgifte van een kwitantie.
E. De Penningmeester stelt een financieel jaarverslag op over het afgelopen boekjaar en een begroting voor het komende boekjaar. Hij legt beide documenten ter goedkeuring voor aan de Algemene Ledenvergadering.
F. Hij verschaft ten minste éénmaal per jaar inzage in de boekhouding aan de Kascontrole-commissie. In overleg met het Bestuur brengt de Penningmeester zijn financieel verslag en begroting aan het Bestuur uit op een zodanig tijdstip dat aan het voorafgaande kan worden voldaan.
Artikel 11. (Kascontrolecommissie).
A. De Algemene Ledenvergadering benoemt twee leden en een reserve lid, niet behorend tot het Bestuur, tot Kascontrolecommissie. Deze brengt tijdens de Algemene Ledenvergadering verslag uit aan de leden.
B. Niemand kan langer dan drie opeenvolgende jaren zitting hebben in de kascontrolecommissie.
C. De Kascontrolecommissie is belast met de controle over het beheer van de geldmiddelen omtrent juistheid, volledigheid en doelmatigheid.
D. Zij heeft te allen tijde het recht inzage van de financiële bescheiden te nemen en zo zij dit nodig acht aan haar te doen overdragen, dan wel inlichtingen in te winnen over het financieel beheer in de ruimste zin.
E. Jaarlijks na afsluiting van het boekjaar brengt zij schriftelijk verslag uit van haar bevindingen aan het Bestuur en de Algemene Ledenvergadering.
F. In haar verslag verzoekt de Kascontrolecommissie de Algemene Ledenvergadering het Bestuur wel of niet te dechargeren over het afgelopen financieel Verenigingsjaar.
G. Het verslag van de Kascontrolecommissie dient schriftelijk en door beide leden ondertekend overhandigd te worden aan het Bestuur.
Artikel 12. (Commissies en Werkgroepen).
A. Het Bestuur is gerechtigd om Commissies en/of Werkgroepen ten behoeve van het Bestuur en/of de Vereniging in te stellen.
B. De ingestelde Commissie of Werkgroep is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het Bestuur.
C. De opdracht aan de commissie of werkgroep wordt door het Bestuur schriftelijk vastgelegd in overleg met de leden van de commissie/werkgroep.
D. De Commissies/Werkgroepen kunnen in opdracht van het Bestuur onderzoek verrichten, voorbereidingen treffen voor verenigingsactiviteiten of verenigingsactiviteiten organiseren.
E. De leden van de Commissies/Werkgroepen nemen deel op basis van vrijwilligheid. Hier staat geen vergoeding tegenover.
F. De Vereniging ondersteunt, waar nodig, de Commissies/Werkgroepen financieel.
G. De Commissies/Werkgroepen zijn rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het Bestuur.
H. De Commissies/Werkgroepen rapporteren elke drie maanden aan het bestuur over de vorderingen met betrekking tot de uitvoering van hun opdracht.
Artikel 13. (Stemmen).
A. Stemmen kan schriftelijk plaats vinden door middel van handopsteken of bij acclamatie indien de Algemene Ledenvergadering daarmee instemt.
B. Leden die niet aanwezig (kunnen) zijn bij een vergadering mogen, indien het voorstel tot wijziging bekend is gesteld, schriftelijk hun stem uitbrengen. Dit kan door ten minste twee werkdagen voorafgaande aan de vergadering hun stem schriftelijk aan het Bestuur door te geven.
C. Indien bij stemming de stemmen staken, zal er opnieuw worden gestemd. Indien de stemmen tot twee keer staken dan is het voorstel verworpen.
D. Indien er geen tegenkandidaten zijn kan een Bestuurslid bij acclamatie worden herkozen.
E. De voorzitter beslist zo nodig op welke wijze zal worden gestemd en stelt de uitslag van de stemming vast.
Artikel 14. (Contributie).
A. Op voorstel van het Bestuur wordt jaarlijks de contributie vastgesteld door de Algemene Vergadering.
B. De contributie dient over het lopende kalenderjaar te worden betaald.
C. Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
D. De contributie is gedurende het gehele kalenderjaar gelijk, m.a.w. er vindt geen verrekening plaats indien een lid korter dan twaalf maanden lid is.
E. Het Bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van de jaarlijkse bijdrage te verlenen.
Artikel 15. (Financiële verplichtingen).
A. De leden dienen hun financiële verplichtingen bij vooruitbetaling jaarlijks te voldoen door storting of overschrijving op het bankrekeningnummer van de Vereniging.
B. Alle kosten voortvloeiende uit het niet of niet tijdig voldoen aan de financiële verplichtingen zullen op de betrokken leden worden verhaald.
Artikel 16. (Correspondentie).
A. Alle correspondentie van de leden aan het Bestuur wordt voorzien van het lidnummer.
B. De leden dragen er zorg voor dat hun correspondentieadres bij het Bestuur bekend is.
C. Anonieme correspondentie zal niet in behandeling worden genomen.
Artikel 17. (Royement). Bij overtreding van enige verbodsbepaling en/of het niet nakomen van enige verplichting aan de leden opgelegd in Statuten of Huishoudelijk Reglement, kan het Bestuur het betreffende lid royeren.
Artikel 18. (Verenigingsembleem/-logo).
A. De Vereniging beschikt over een verenigingsembleem/-logo dat uniek is en dat de Vereniging en haar activiteiten herkenbaar maakt;
B. Het Verenigingsembleem/-logo bestaat in de basis uit een cirkel met een zwarte achtergrond. De randen worden gemarkeerd door een buitenste witte lijn en een binnenste grijze lijn. Op twee derde van onderaf wordt de horizontale veteranenvlag over de volle breedte weergegeven; in het midden hiervan is op de voorgrond een buitenmodel gestileerde (gouden) veteranenlogo geplaatst, zoals erkend door het Nederlands Veteranen Instituut. Tenslotte wordt in de onderste helft van de cirkel de getrapte tekst "vereniging – VETERANEN – Zevenaar" weergegeven.
Artikel 19. (Verenigingstenue).
A. Bij formele/ceremoniële vertegenwoordiging van de Vereniging zijn de Richtlijnen voor het dragen van medailles, vaardigheids- /draaginsignes en herinneringsspelden van de Vereniging van toepassing.
B. Bij activiteiten met een meer formeel karakter wordt het officiële militaire tenue (DT), het veteranentenue
C. Bij minder formele activiteiten wordt is het tenue vrij.
D. Het Bestuur bepaalt per activiteit welke samenstelling gedragen wordt.
Artikel 20. In de gevallen waarin interpretatie van het Huishoudelijk Reglement noodzakelijk is en in alle gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet, berust de beslissing bij het Bestuur.
Artikel 21. Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking op de dag van goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering.